Invoice Baru
Buat, pratinjau, dan simpan invoice
Riwayat Dokumen
Kelola invoice, quotation, BAST, kuitansi, dan credit note
| No. | Jenis | Tanggal | Pelanggan | Total | Status | Aksi |
|---|
Belum ada dokumen
Pengaturan
Logo perusahaan dan preferensi dokumen
Logo Perusahaan
Logo ini dipakai di semua dokumen — invoice, quotation, BAST, kuitansi, dan credit note — termasuk saat membuka atau mengunduh ulang dokumen lama. Tidak perlu upload ulang di tiap dokumen.
Panduan Dokumen
Fungsi tiap dokumen dan cara penggunaannya
Alur Dokumen yang Disarankan
Credit Note dibuat kapan saja dari invoice bila ada koreksi, refund, atau pembatalan. Tidak semua langkah wajib — invoice bisa dibuat langsung tanpa quotation.
Quotation QUO
Fungsi: Penawaran harga resmi kepada calon pelanggan sebelum deal terjadi. Belum menjadi tagihan dan tidak memengaruhi pendapatan.
Kapan dipakai: Saat pelanggan menanyakan harga paket promosi/iklan dan Anda ingin mengirim rincian tertulis yang profesional.
- Klik + Buat Dokumen → Quotation (atau menu Quotation di sidebar).
- Isi pelanggan, item penawaran, dan tanggal Berlaku Sampai.
- Preview → Simpan → kirim PDF ke pelanggan.
- Jika disetujui: buka riwayat, klik menu ⋮ pada quotation → Jadikan Invoice.
Invoice INV
Fungsi: Tagihan resmi atas barang/jasa yang sudah disepakati. Menjadi dasar pencatatan pendapatan dan status pembayaran (Lunas / Belum Lunas).
Kapan dipakai: Setiap ada order yang sudah pasti — baik dari quotation yang disetujui maupun order langsung.
- Klik + Buat Dokumen → Invoice, atau konversi dari quotation.
- Isi pelanggan, item, jatuh tempo, dan metode pembayaran.
- Preview → Simpan; PDF/JPG otomatis tersimpan juga ke arsip S3.
- Saat pembayaran masuk, ubah status menjadi Lunas (ikon centang di riwayat).
BAST BAST
Fungsi: Berita Acara Serah Terima — bukti tertulis bahwa pekerjaan/barang sudah diserahkan dan diterima kedua pihak. Ditandatangani Pihak Pertama (Anda) dan Pihak Kedua (pelanggan).
Kapan dipakai: Setelah pekerjaan selesai (mis. semua posting tayang), terutama untuk klien perusahaan/instansi yang butuh dokumen serah terima.
- Di riwayat, klik menu ⋮ pada invoice terkait → Buat BAST (data terisi otomatis).
- Periksa daftar item yang diserahkan.
- Preview → Simpan → unduh PDF, lalu minta tanda tangan pelanggan pada kolom Pihak Kedua.
Kuitansi KWT
Fungsi: Bukti resmi bahwa pembayaran telah diterima. Mencantumkan jumlah dalam angka dan terbilang (mis. "Satu juta lima ratus ribu rupiah").
Kapan dipakai: Setelah pelanggan membayar — sebagai bukti pembayaran yang bisa diarsip pelanggan, melengkapi invoice yang sudah Lunas.
- Di riwayat, klik menu ⋮ pada invoice yang dibayar → Buat Kuitansi.
- Jumlah, pelanggan, dan referensi invoice terisi otomatis; terbilang dihitung otomatis.
- Preview → Simpan → kirim PDF ke pelanggan.
Credit Note CN
Fungsi: Dokumen koreksi yang mengurangi nilai invoice — untuk refund, diskon susulan, atau pembatalan sebagian/seluruh invoice. Nilainya tercetak minus.
Kapan dipakai: Invoice terlanjur terbit tapi ada perubahan: slot iklan batal, kelebihan tagih, atau kesepakatan refund.
- Di riwayat, klik menu ⋮ pada invoice terkait → Buat Credit Note.
- Sesuaikan item/nilai yang dikoreksi dan isi alasan koreksi.
- Preview → Simpan → kirim ke pelanggan sebagai bukti koreksi resmi.
Tips
- Penomoran otomatis dan menyambung dengan nomor invoice berjalan (mis. QUO-PI-109xx) — tidak mulai dari 0001.
- Logo di semua dokumen diatur sekali lewat menu Pengaturan.
- Gunakan filter Jenis Dokumen di halaman riwayat untuk melihat per kategori.
- Semua dokumen bisa diunduh PDF/JPG dan otomatis diarsipkan.